Email-рассылки — это серьезный маркетинговый инструмент, который кажется простым только на первый взгляд. Рассказываем, зачем менять почтовый сервис, как подготовиться к переезду и без проблем запуститься на новом месте.
Зачем менять сервис
Ситуации бывают разные — иногда сервисы email-рассылок закрываются, а письма отправлять надо. А бывает, что иностранная компания покидает российский рынок. Все это повод для экстренной миграции. Но мы поговорим и о плановом переезде.
Компании непрерывно развиваются: растет клиентская база, хочется внедрять новые инструменты email-маркетинга. У сервиса не всегда есть инструменты для ваших растущих бизнес-задач. Это тоже повод для переезда.
Еще одна причина, почему организация может решить перенести сервис email-рассылок — стоимость. Например, молодая перспективная компания предложила интересную цену и хороший функционал.
Некоторые современные сервисы лучше интегрируются с другими платформами и инструментами. Если ваша компания решила внедрить что-то новое в свою систему, то иногда проще перевезти сервис рассылок, чтобы улучшить автоматизацию.
Или компания поменяла вам персонального менеджера. Предыдущий предлагал классные идеи, был на связи, помогал разобраться в мелочах и оперативно оказывал техническую поддержку. А сейчас все стало хуже. Пора переезжать!
Как выбрать новый сервис
В первую очередь стоит приглядеться к российским компаниям. У вас не будет проблем с оплатой, санкциями и вы не столкнетесь с трудностями перевода.
Вот что еще важно учитывать, если решили перенести сервис рассылок:
- Функциональность и возможности
Оцените набор инструментов и функций, которые предоставляет сервис. Насколько понятный интерфейс, какие возможности у аналитики. Есть ли персонализация, сегментация аудитории и автоматизация процессов. Удобно ли создавать и редактировать шаблоны.
- Гибкие настройки для вашей ниши
Сервис должен предлагать настройку рассылок под особенности вашего бизнеса и требования аудитории, настраивать автоматизированные триггерные рассылки и персонализировать контент.
- Безопасность и защита данных
Проверьте, соответствует ли сервис международным стандартам безопасности данных, какие предпринимает меры защиты личной информации клиентов.
- Ценообразование и масштабируемость
Оцените модель ценообразования сервиса. Некоторые предлагают более гибкие тарифы, которые учитывают изменение объема рассылок. Убедитесь, что сервис может масштабироваться вместе с вами без значительного увеличения стоимости.
- Поддержка клиентов
Важно, чтобы у сервиса рассылок была качественная поддержка клиентов. Персональный менеджер и чат технической помощи могут существенно облегчить процесс работы.
- Отзывы и репутация
Посмотрите отзывы пользователей и оцените репутацию сервиса. Это позволит понять, насколько он надежен, удобен в использовании и соответствует заявленным характеристикам.
Подготовка к переезду
Переход на новый сервис email-рассылок требует тщательной подготовки. Чем больше внимания вы ей уделите, тем легче будет переезд. Вы сможете минимизировать возможные проблемы и сбои в процессе миграции. А подписчики вообще не заметят разницы!
Вот пять пунктов, которые помогут эффективно подготовиться к переезду:
1. Составьте план переноса
Самое сложное — разработать детальную стратегию переезда. Зато потом можно просто идти по шагам, не опасаясь что-то забыть. Определите этапы переноса, выделите ключевые задачи и укажите ответственных сотрудников. Четкий план поможет структурировать процесс и обойтись без форс-мажоров, которые, тем не менее, тоже лучше предусмотреть в стратегии и назначить ответственных по Плану Б.
2. Подготовьте данные для миграции
Экспортируйте текущие данные о рассылках, включая шаблоны писем, список подписчиков, статистику и другие важные параметры. Перед переносом убедитесь в том, что данные сохранены корректно, ничего не потерялось и не забылось. А главное, что они соответствуют требованиям нового сервиса.
3. Протестируйте сервис
Прежде чем переносить все данные и запускать полноценные рассылки, проведите тестирование нового сервиса. Попробуйте импортировать небольшой объем данных, познакомиться с интерфейсом и функционалом площадки, создайте тестовые рассылки и посмотрите, как все работает.
4. Создайте план резервного копирования
Не забудьте разработать план резервного копирования данных перед началом миграции. Это поможет не потерять информацию, если в процессе переноса случится сбой или возникнет другая проблема.
5. Обучите пользователей
Подготовьте обучающие материалы или семинары для сотрудников, которые будут работать с новым сервисом. Обязательно познакомьте персонал с возможностями площадки, чтобы они быстрее освоили все функции. Это сократит переходный период. Кстати, многие компании готовы самостоятельно провести обучение ваших менеджеров.
Не забывайте, что переезд на другой email-сервис может занять несколько месяцев. Чтобы не потерять новых подписчиков и не прерывать рассылки, какое-то время вам придется пользоваться одновременно двумя сервисами. Учитывайте это, планируя нагрузку сотрудников.
Оцените время, которое понадобится для переезда и установите сроки для каждого этапа в плане.
Перенос сервиса в четыре шага
Шаг 1: Перенесите базу
Перед тем как перенести всю базу, нужно сделать так, чтобы свежие подписчики сразу попадали в новый сервис. Например, настроить интеграцию с CRM-системой.
Затем следует подготовить старую базу к экспорту. Это можно сделать несколькими способами: полуавтоматическим переносом через Excel-таблицы или интеграцией через API. Но в любом случае придется сверять все поля. Обязательно проверьте, что данные переносятся корректно.
Не забудьте перенести все адресные списки, если у вас их несколько. Внимательно отнеситесь к тем, кто жаловался на спам или отписался от рассылок. Посмотрите, что они точно не попали в список активных пользователей. Настройте и проверьте сегментацию подписчиков.
Шаг 2: Перенесите шаблоны
Если вы не будете использовать старые шаблоны, то этот шаг можно пропустить. Но если некоторые рассылки стабильно приносят высокую конверсию и вы хотите их сохранить, нужно позаботиться о переносе контента.
Сначала необходимо провести ревизию. Оцените критически, какие шаблоны до сих пор выглядят современно, а какие все-таки стоит переверстать на новом сервисе.
Импортируйте все содержимое рассылок, включая тексты писем, изображения и другие медиафайлы, из старого сервиса в новый. Убедитесь, что информация перенесена без потерь и корректно отображается в системе.
Обязательно проверьте функционал рассылок и адаптируйте под особенности новой системы. Особенно внимательно стоит отнестись к переменным: теги, ссылки и динамические условия на разных сервисах указываются по-разному.
Шаг 3: Настройте автоматические рассылки и интеграции
Проверьте интеграцию с другими платформами или CRM-системами. Посмотрите, как работает аналитика, все ли данные собираются, какие каналы не подключены.
Уделите внимание автоматическим рассылкам: триггерные и транзакционные письма отправляются без сбоев и корректно. Важно, чтобы эти email-рассылки не прекращали уходить со старого сервиса, пока вы настраиваете работу на новом, но при этом не происходило дублирования и письма не задваивались. Как только вы убедитесь, что все отправляется отлично — старые можно отключить.
Шаг 4: Прогрейте IP
Если вы используете собственный IP-адрес для рассылок, важно провести прогрев нового IP. Начните с отправки email самым активным пользователям, которые регулярно открывают ваши письма и точно не будут жаловаться на спам. Постепенно увеличивайте объем, чтобы сохранить положительную репутацию нового адреса.
Переезд email-рассылок на новый сервис включает в себя несколько этапов, каждый из которых требует внимательной работы и проверки. Следуя этим четырем шагам, вы сможете успешно перенести свои рассылки в новую систему.
О прогреве домена и IP и о других лайфхаках для старта рассылок мы уже рассказывали в статье «Как не попасть в спам. Инструкция».
Финальные проверки
Когда переезд завершен, позаботьтесь о стабильной работе и оптимизации новой системы. Вот, что надо сделать.
- Перед полноценным запуском нового сервиса проведите комплексные проверки. Убедитесь, что смогли перенести все данные успешно, функциональность рассылок соответствует ожиданиям, а шаблоны и настройки работают корректно.
- Тестируйте. Снова. Перед запуском регулярных рассылок отправьте несколько пробных писем различным группам подписчиков. Так вы убедитесь, что все работает как надо, и найдете возможные проблемы до отправки массовой рассылки.
- После запуска новой системы соберите обратную связь от сотрудников, которые занимаются рассылками. Стало ли удобно? Какие вопросы возникают при создании писем и все ли понятно с функциями сервиса. Возможно, стоит провести дополнительное обучение или встречу с техподдержкой. Непривычный сервис может вызвать сопротивление у сотрудников — помогите им освоиться, подружиться с новыми возможностями и улучшить производительность.
Оценка результатов
Проанализируйте показатели эффективности рассылок, чтобы отследить, как новый сервис влияет на взаимодействие с аудиторией. Резкое изменение любого из показателей подскажет, что где-то произошла ошибка — ее нужно найти и устранить.
Следите за обновлениями и новыми возможностями сервиса email-рассылок. Постепенно внедряйте функции, инструменты и механики. Следуя нашим шагам по переносу рассылок, вы сможете обеспечить плавное внедрение новой системы без сбоев.
Хотите узнать больше о нашей платформе для мультиканальных рассылок? Закажите бесплатное демо и мы расскажем, какие из 20 наших инструментов могут помочь вам собрать базу подписчиков, сегментировать аудиторию и повысить OR.
